Wichtige Dokumente: So behältst Du den Überblick

Unsere Welt kann unvorhersehbar sein, und es kann jederzeit notwendig sein, Dein Zuhause zu verlassen, sei es vorübergehend oder dauerhaft. In diesem Beitrag erfährst Du, welche Dokumente Du sicherheitshalber kopieren und digitalisieren solltest, um immer auf der sicheren Seite zu sein.

Du fragst Dich jetzt, welche Speichermöglichkeit Du für die digitale Dokumentenmappe auswählen sollst?

Fangen wir damit an, uns zu überlegen welche Möglichkeiten es geben würde. Lass uns eine Liste mit den verschiedenen Möglichkeiten erstellen.

• USB-Stick
• externe Festplatte
• Cloud (zB. Dropbox, OneDrive, iCloud)
• Private Cloud

Beachten wir als erstes die zwei Cloud Varianten. Eine öffentliche Cloud wie DropBox, OneDrive oder iCloud haben einen Pluspunkt. Es ermöglicht Dir auf Deine Dokumentenmappe von jedem Gerät und von überall wenn eine Internetverbindung vorhanden ist, zuzugreifen. Der grosse Nachtteil ist, dass Du keine Kontrolle über Deine Dokumente mehr hast. Uns wird gesagt, die Systeme seien sicher. Ich frage mich öfters, ob es stimmt oder nicht. Wir werden es nie erfahren. Wie sieht es jetzt mit einer Privaten Cloud (zB. ein Network Attached Storage kurz „NAS“) aus? Nun der grosse Vorteil ist, der Server befindet sich an einem Ort den Du persönlich ausgesucht hast. Meistens steht die Private Cloud innerhalb Deiner Wohnung oder einem anderen Ort wo Du eine Internetverbindung hast. Dadurch hast Du immer noch die Kontrolle über Deine Dokumente.

Ein weiterer Nachteil: Was machst Du wenn das Internet unterbrochen ist? Dann hast Du auf einen Schlag keinen Zugang mehr auf Deine Dokumente. Der zweite Punkt betrifft die private Cloud ebenso. Bei der privaten Cloud könntest Du noch vor Ort zB. im Büro oder von Zuhause zugreifen, je nach Standort von Deinem Server (private Cloud). Und das nur solange es keinen Stromausfall gibt. Ein grosser Vorteil an einer privaten Cloud ist, Du hast jederzeit die Kontrolle über Deine Dokumente. Das klingt super, oder?

Das grösste Problem ist, dass diese Lösung mit der Cloud nicht krisensicher ist. Du brauchst wie oben geschrieben eine Internetverbindung und Strom. Das heisst kurz gesagt: Eine Cloud, egal ob öffentlich oder privat, ist nicht die perfekte Lösung für uns. Soviel wissen wir jetzt.

Gehen wir weiter zur nächsten Möglichkeit und zwar zur externen Festplatte und dem USB-Stick. Heutzutags gibt es kleine portable Festplatte welche gut in einen sogenannten Fluchtrucksack verstaut werden kann. Die externen Speicher brauchen von der Grösse mehr Platz als ein einfacher USB-Stick. Aus diesem Grund würde ich ganz klar sagen, dass es am besten ist, wenn Du auf einen USB-Stick setzt. Es gibt viele Varianten auf dem Markt.

Auf was solltest Du bei einem Kauf eines USB-Stick achten? Die wichtigsten Punkte wären: Vibrationsbeständig, schlagfest und bis zu einer Tiefe von 200m wasserdicht. Die Grösse des USB-Stick spielt nicht wirklich eine wichtige Rolle. Wenn Du einen mit viel Speicherplatz wählst, dann solltest Du sicher genügend freien Platz zur Verfügung haben. Dadurch wäre es Dir möglich Familienfotos oder Fotos welche Du gerne nach einer Krise noch haben möchtest zu speichern. Ein kleiner wichtiger Tipp: Wenn Du einen USB-Stick gekauft hast, dann solltest Du ihn als erstes am Computer einstecken und formatieren. Beim Neuformatieren ist es wichtig, dass Du ein Format aussuchst welcher von den gängigen Betriebsystemen gelesen werden kann. (Windows, MacOS und Linux).

Die Papier-Dokumentenmappe

Als Original:
Familienurkunden (Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunden) bzw. Stammbuch

Im original oder als beglaubigte Kopie (laut Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe (Deutschland)):

• Sparbücher, Kontoverträge, Aktien, Wertpapiere, Versicherungspolicen, Renten-, Pensions- und Einkommensbescheinigungen, Einkommenssteuerbescheide
• Qualifizierungsnachweise: Zeugnisse (Schulzeugnisse, Hochschulzeugnisse, Nachweise über Zusatzqualifikationen)
• Verträge und Änderungsverträge, z.B. auch Mietverträge, Leasingverträge etc.
• Testament, Patientenverfügung, Vollmacht, Organspende Ablehnung/Erlaubnis

Als einfache Kopie:

• Personalausweis (Identitätskarte (Schweiz))
• Reisepass
• Führerschein und Fahrzeugpapiere
• Grundbuchauszüge

Sämtliche Änderungsbescheide für empfangene Leistungen

• Versicherungsprämien-Police (Rentenversicherung)
• Impfpass
• Organspendeausweiss

Die digitale Dokumentenmappe

Persönlich würde ich all diese Dokumente kopieren und auch digital auf einem USB-Stick sichern. Alle eure Dokumente einscannen und auf den USB-Stick legen. Meine Empfehlung ist den USB-Stick zu verschlüsseln.

⚠️ Hinweis:
Das Passwort musst Du Dir gut merken. Beim Vergessen des Passwortes kannst Du nicht mehr auf die Dokumente zugreifen!

Weitere Beispiele findest Du hier im Ratgeber für Notfallvorsorge und richtiges Handeln in Notsituationen (Bundesamt für Bevölkerungsschutz und Katastrophenhilfe – Deutschland).